KERAJAAN SERI PADUKA BAGINDA
MALAYSIA
SURAT PEKELILING PERKHIDMATAN
BILANGAN 3 TAHUN 2002
MAJLIS BERSAMA JABATAN
DI KEMENTERIAN/JABATAN/PIHAK BERKUASA BADAN
BERKANUN/PIHAK BERKUASA TEMPATAN
TUJUAN
1. Surat Pekeliling Perkhidmatan ini bertujuan untuk menerangkan peraturan penubuhan, peranan
dan pengurusan Majlis Bersama Jabatan (MBJ) di peringkat Kementerian/Jabatan/Pihak Berkuasa Badan
Berkanun/Pihak Berkuasa Tempatan supaya fungsi dan peranannya akan memantapkan lagi jentera
perhubungan majikan-pekerja dalam sektor awam, terutamanya di peringkat setempat.
LATAR BELAKANG
2. Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 2 Tahun 1992 bertajuk
Penyusunan Semula Majlis Bersama
Kebangsaan Bagi Pekerja-Pekerja Dalam Sektor Awam
telah dikeluarkan berikutan dengan pelaksanaan
Sistem Saraan Baru (SSB). Dalam pekeliling tersebut, perenggan 9 hingga 14 hanya menyentuh secara
ringkas mengenai panduan penubuhan MBJ.
3. MBJ bertujuan untuk memperolehi kerjasama yang menyeluruh di antara Pihak Pegawai dan
Pihak Pekerja di mana Pihak Pekerja di Kementerian/Jabatan/Pihak Berkuasa Badan Berkanun/Pihak
Berkuasa Tempatan diberi peluang untuk mengemukakan pendapat dan mengambil bahagian secara aktif
dalam membincang dan menyelesaikan isu berkaitan sistem kerja, urusan pentadbiran, kebajikan pekerja
dan perjalanan organisasi di kementerian, jabatan atau pejabat berkenaan.
4. Walaupun arahan untuk menubuhkan MBJ telah dikeluarkan menerusi Pekeliling Perkhidmatan
Bilangan 2 Tahun 1992, masih terdapat Kementerian/Jabatan/Pihak Berkuasa Badan Berkanun/Pihak
Berkuasa Tempatan yang belum menubuhkan MBJ masing-masing. Sementara itu, ada Kementerian/
Jabatan/Pihak Berkuasa Badan Berkanun/Pihak Berkuasa Tempatan yang telah menubuhkan MBJ
masing-masing tetapi tidak aktif menguruskannya.
5. Bagi memantapkan lagi perhubungan majikan-pekerja di peringkat setempat dan selaras dengan
konsep rakan kongsi bestari, surat pekeliling perkhidmatan baru ini dikeluarkan bagi menjelaskan secara
terperinci mengenai peraturan penubuhan, peranan dan pengurusan MBJ.
PERATURAN PENUBUHAN MBJ
6. Ketua Setiausaha Kementerian atau Ketua Jabatan Agensi Awam/Pihak Berkuasa Berkanun/
Pihak Berkuasa Tempatan hendaklah memastikan penubuhan
satu
MBJ seperti mana diperuntukkan
mengikut Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 2 Tahun 1992 di agensi masing-masing mengikut peringkat
seperti berikut:
6.1
Peringkat Persekutuan
a) Kementerian;
b)
Jabatan/Pihak Berkuasa Badan Berkanun Persekutuan yang diketuai oleh
Ketua Pengarah/Pengurus Besar atau setaraf;
c)
Jabatan Persekutuan di negeri; dan
d)
Agensi pelaksana di peringkat daerah.
6.2
Peringkat Negeri
a) Pejabat Setiausaha Kerajaan Negeri;
b) Jabatan/Pihak Berkuasa Badan Berkanun Negeri yang diketuai oleh Ketua
Pengarah/Pengurus Besar atau setaraf; dan
c) Agensi/Pihak Berkuasa Tempatan.
7. Walau bagaimanapun, bagi agensi-agensi pelaksana yang tidak mengendalikan secara langsung
urusan pentadbiran, pengurusan sumber manusia dan hal ehwal kewangan, MBJ tidak perlu ditubuhkan.
Perwakilan daripada agensi-agensi ini boleh menghadiri mesyuarat MBJ di peringkat Ibu Pejabat masing-
masing.
8. Bagi tujuan penubuhan MBJ, draf perlembagaan hendaklah digubal seperti mana dikehendaki
mengikut perenggan 14 Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 2 Tahun 1992.
BIDANG KUASA DAN FUNGSI MBJ
9. Bidangkuasa dan fungsi MBJ adalah meliputi semua perkara yang berkaitan dengan syarat-syarat
perkhidmatan dan perjalanan organisasi yang ada hubungkait dengan pentadbiran kecuali yang
menyentuh dasar kerajaan atau hal-hal perseorangan. Semua ahli MBJ boleh mengambil bahagian dalam
perbincangan dan berkongsi idea dalam mencari penyelesaian terhadap sesuatu isu dan perbincangan ini
hendaklah ditumpukan kepada perkara-perkara yang melibatkan masalah bersama.
PENGURUSAN MESYUARAT MBJ
10. Ketua Setiausaha Kementerian atau Ketua Jabatan Agensi Awam/Pihak Berkuasa Badan
Berkanun/Pihak Berkuasa Tempatan yang telah menubuhkan MBJ hendaklah mengadakan mesyuarat
sebanyak
sekali dalam tempoh tiga bulan
, iaitu,
empat kali setahun
.
11. Ketua Jabatan atau Ketua Pejabat berkenaan adalah merupakan Pengerusi mesyuarat MBJ. Jika
sekiranya Pengerusi tidak dapat mempengerusikan mesyuarat yang telah dijadualkan maka ahli Pihak
Pegawai yang terkanan boleh menjadi Pengerusi ganti. Naib Pengerusi MBJ, iaitu, Pengerusi Pihak
Pekerja tidak boleh mempengerusikan mesyuarat MBJ dalam apa keadaan sekalipun.
12. Perkara yang hendak dibincangkan dalam mesyuarat MBJ bolehlah dirujuk terlebih dahulu
dengan Pengerusi dan Naib Pengerusi mengikut keperluannya. Semua urusan berkaitan dengan
mesyuarat MBJ seperti penentuan korum dan penyediaan agenda mesyuarat hendaklah mematuhi kaedah
serta ketetapan di dalam Perlembagaan MBJ masing-masing.
13. Mesyuarat Khas boleh diadakan dengan persetujuan Pengerusi dan ianya hendaklah
dimaklumkan kepada ahli mesyuarat dalam tempoh yang munasabah dan bersesuaian.
14. Ketua Jabatan atau Ketua Pejabat bertanggungjawab untuk mengemukakan minit mesyuarat bagi
setiap mesyuarat yang diadakan pada tahun berkenaan ke JPA bagi tujuan pemantauan isu. Jabatan ini
ingin menarik perhatian semua Ketua Setiausaha Kementerian/Ketua Jabatan bahawa sekiranya minit
mesyuarat MBJ ini tidak diterima oleh Jabatan ini untuk satu tempoh melebihi tiga bulan, satu surat
peringatan akan dikeluarkan oleh Jabatan ini. Minit mesyuarat ini hendaklah dikemukakan
tidak lewat
dari dua minggu selepas mesyuarat diadakan
ke alamat seperti berikut:
Ketua Pengarah Perkhidmatan Awam
Jabatan Perkhidmatan Awam
Bahagian Gaji dan Elaun
Aras 9, Blok C2, Parcel C
Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan
62510 Putrajaya
15. Jabatan ini juga akan mengadakan naziran dari masa ke semasa bagi memastikan pengurusan
MBJ dijalankan dengan berkesan selaras dengan hasrat Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 2 Tahun 1992.
16. Ahli-ahli MBJ yang dijemput hadir ke mesyuarat MBJ dari luar kawasan pejabat adalah layak
untuk dibayar elaun perjalanan dan bayaran lain seperti mana yang dibenarkan semasa menjalankan
tugas rasmi di bawah peraturan-peraturan yang sedang berkuatkuasa mengikut kelayakan jawatan hakiki
masing-masing.
TARIKH KUATKUASA
17. Surat Pekeliling Perkhidmatan ini adalah berkuatkuasa mulai tarikh ianya dikeluarkan.
“BERKHIDMAT UNTUK NEGARA”
(TAN SRI JAMALUDDIN BIN HAJI AHMAD DAMANHURI)
Ketua Pengarah Perkhidmatan Awam,
Malaysia.
JABATAN PERKHIDMATAN AWAM
MALAYSIA
KUALA LUMPUR
11 Jun 2002
Semua Ketua Setiausaha Kementerian
Semua Ketua Jabatan Persekutuan
Semua Y.B. Setiausaha Kerajaan Negeri
Semua Pihak Berkuasa Badan Berkanun
Semua Pihak Berkuasa Tempatan
No comments:
Post a Comment